4 BƯỚC SẮP XẾP THỜI GIAN HỌC HIỆU QUẢ VỚI PHƯƠNG PHÁP TIME BLOCKING🏆

1. Bước 1: Lên danh sách các nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong tuần

Hãy bắt đầu bằng cách xác định tất cả các nhiệm vụ trong tuần mà bạn cần thực hiện. Bạn nên liệt kê tất cả các bài tập, bài thuyết trình, bài kiểm tra..., thời gian với câu lạc bộ, thậm chí cả thời gian tập thể dục vào danh sách.

2. Bước 2: Xác định những nhiệm vụ cần ưu tiên

Sau khi có danh sách công việc cần làm thì giờ là lúc bạn cần xác định các nhiệm vụ ưu tiên trong số các công việc đó. Bạn chỉ nên chọn ra khoảng ba đến bốn nhiệm vụ một ngày.

Hãy cân nhắc sử dụng Ma trận Eisenhower để phân loại các nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng và mức độ ưu tiên của chúng.

▪️ Làm trước - Những công việc quan trọng và khẩn cấp.

▪️ Lên lịch - Những công việc quan trọng và không khẩn cấp.

▪️ Ủy quyền/Làm sau - những nhiệm vụ không quan trọng và khẩn cấp.

▪️ Bỏ - nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp.

3. Bước 3: Lên lịch cho cả tuần

Ở bước này, bạn sẽ gán mỗi nhiệm vụ một khoảng thời gian và sau đó, sử dụng sổ tay giấy hoặc các ứng dụng kỹ thuật số như Lịch Google, Calendly, Appoint.ly, Plan, HourStack để ghi lại lịch trình cả tuần của bạn.

Một số lưu ý cho bước 3:

▪️ Sắp chỗ cho các nhiệm vụ quan trọng nhất trước, các nhiệm vụ nhỏ sau.

▪️ Bạn có thể chia nhỏ lịch làm việc thành các khung thời gian 15 phút, 30 phút hoặc 1 tiếng tùy theo mức độ phức tạp của mỗi nhiệm vụ. Đối với các tác vụ phức tạp, bạn có thể cần lên lịch rải ra thành nhiều khung thời gian trong tuần.

Ví dụ: nếu bạn phải thuyết trình vào thứ Bảy, bạn phân bổ công việc này thành nhiều khung thời gian từ thứ Tư đến thứ Sáu để thực hiện quá trình làm chỉnh sửa bản word, làm slides, luyện thuyết trình, và ấn định thêm một khung thời gian vào thứ Bảy để chính thức thực hiện bài thuyết trình đó.

▪️ Bạn cũng nên phân bổ cả thời gian cho những việc như ăn trưa, trả lời email, kiểm tra mạng xã hội…

▪️ Đừng quên chừa lại một vài khoảng trống trong lịch mỗi ngày để dự trù cho các nhiệm vụ khẩn cấp có thể xảy ra chẳng hạn như bài kiểm tra đột xuất, cuộc họp clb gấp hoặc chỉ đơn giản là để nghỉ giải lao. Cuộc sống không phải là một cuộc đua, vì vậy hãy chủ động dành cho mình một khoảng thời gian để nạp năng lượng hoặc làm những việc bạn thích.

▪️ Bạn không cần phải tính toán thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ một cách hoàn hảo ngay lập tức mà chỉ cần ước tính sơ bộ là được. Khi bạn tiếp cận Time Blocking một cách linh hoạt, thì bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn.

▪️ Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo sát lịch trình đề ra, hãy cân nhắc đặt báo thức hàng ngày để đảm bảo bạn đi đúng hướng.

4. Bước 4: Chủ động chiêm nghiệm và sẵn sàng điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết

Cho dù bạn có lên kế hoạch tỉ mỉ đến đầu thì cũng khó tránh khỏi sự sai sót. Việc đánh giá lại lịch trình Time Blocking nên được nên thực hiện hằng ngày vì nó có tác động rất lớn đến năng suất của bạn.

Bạn có thể dành cuối ngày để nhìn nhận và sửa đổi lại kế hoạch Time Blocking ngày mai sao cho chuẩn xác. Bằng cách này, bạn cũng tránh việc gặp phải “ngụy biện lập kế hoạch” (planning fallacy).

Mặc dù Time Blocking không phải giải pháp hiệu quả với tất cả mọi người, nhưng nếu được thực hiện đúng cách theo những bước ở trên, nó có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng năng suất học tập một cách đáng kể.

Cảm ơn bạn đã đọc, chúc bạn học và làm việc hiệu quả!